Executive Assistant (w/m/d)

Deine Aufgaben

Als Executive Assistant (w/m/d) bist du die zentrale Schnittstelle des CEOs und verantwortlich für die vorausschauende Steuerung seiner wertvollsten Ressource: der Zeit. Du sorgst dafür, dass der CEO sich auf strategische Themen konzentrieren kann, indem du Termine, Meetings, Reisetätigkeiten und Informationsflüsse intelligent koordinierst.

 

• Proaktive Unterstützung des CEOs im Tagesgeschäft durch vorausschauende Antizipation von Prioritäten, Entscheidungsbedarfen und strategischen Themen
• Ganzheitliche Steuerung des Kalender-, Termin- und Reisemanagements inklusive Priorisierung nach strategischer Relevanz sowie frühzeitiger Identifikation von Zielkonflikten und Engpässen
• Professionelles internes und externes Stakeholder-Management sowie souveräne Schnittstellenfunktion zu Führungskräften, Board-Mitgliedern, Partnern und weiteren relevanten Ansprechpartnern
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings inklusive Erstellung von Agenden, Protokollen, Entscheidungsunterlagen, Präsentationen und Follow-ups
• Fachliche Verantwortung für das Office-Management sowie enge Zusammenarbeit mit dem Office Manager zur Sicherstellung effizienter organisatorischer Abläufe
• Planung und Steuerung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Offsites oder Management-Meetings) inklusive Dienstleisterkoordination und Budgetüberblick
• Verantwortung für administrative Themen sowie Travel- und Expense-Management unter Einhaltung interner Richtlinien

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Kommunikation o. Ä.) oder vergleichbare Arbeitserfahrung
• Erfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant oder in vergleichbarer Rolle
• Exzellente Organisations- und Priorisierungsfähigkeit
• Eventmanagement-Erfahrung ist ein Plus, jedoch keine Voraussetzung
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
• Strukturierte, lösungsorientierte Hands-on-Mentalität
• Souveränes Auftreten und Kommunikationsstärke auf C-Level
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?

• Arbeiten auf Augenhöhe mit dem Gründerteam in einem Startup im Hypergrowth
• Persönliche Weiterentwicklung mit steiler Lernkurve
• Ein hochmotiviertes Team mit flachen Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und moderne Tools
• Attraktive Vergütung, Benefits & Entwicklungsperspektiven

Über uns

Mit hallo theo bauen wir das erste KI-native Immobilienverwaltungsunternehmen auf und revolutionieren damit den jahrhundertealten, 20 Milliarden Euro schweren Markt der Immobilienverwaltung in Deutschland. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, einen neuen Standard für die Immobilienverwaltung zu setzen und von einer reinen Verwaltungsgesellschaft zu einem kompletten Hausdienstleister für alles rund um das Eigenheim und die Investitionen von Menschen zu entwickeln. Warum wir?

• Zu den Gewinnern gehören: Wir sind ein Team erfahrener Unternehmer, die viele Unternehmen gegründet, skaliert und veräußert haben. Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung im Aufbau von Unternehmen.
• Lernen auf der Überholspur: Da wir ein kleines Team mit flachen Hierarchien haben, arbeitest du direkt mit unserem Führungsteam zusammen, das dir hilft, jeden Tag besser zu werden.
• Extreme Ownership: Wir glauben an extreme Ownership. Du erhältst vom ersten Tag an deine eigenen Aufgaben und trägst die volle Verantwortung für diese Themen. Du berichtest täglich an unser C-Level und tauschst dich mit ihm aus.
• Echte Wirkung: Mit hallo theo arbeitest du an einem Thema, das jeden Menschen auf der Welt grundlegend betrifft! Wir arbeiten daran, für Millionen von Menschen eine echte Wirkung zu erzielen, und du kannst ein Teil davon sein.